Een bedrijfsevenement organiseren? Daar komt heel wat bij kijken. Je moet een antwoord vinden op grote vragen, zoals: wanneer en op welke plek willen we dit doen, wie nodigen we uit en wat zetten we hen voor? Maar ook op de kleinste vragen, zoals: wanneer kunnen we beginnen op te bouwen en: wie heeft foto’s van hét moment gemaakt? (Niemand? OMG!).
Om niéts over het hoofd te zien, hebben we deze pagina gebouwd. Met alle stappen om een zakelijk evenement te organiseren én allerlei nuttige links.
Geen tijd om de volledige pagina te lezen? Bekijk dan onze - kortere - blog met een checklist voor je evenement.
Welk evenement organiseren?
Waarom het ‘waarom’ van een evenement organiseren misschien nog belangrijker is dan het ‘hoe’.
Een productlancering, teambuilding activiteit, personeelsfeest, seminarie of familiedag. Een symposium voor neurochirurgen, workshop voor amateurschrijvers of reünie voor oud-studenten. Een kick-off meeting of het feestelijke einde van een tijdperk…
Bedrijfsevenementen zijn er in alle kleuren en maten. Voor alle momenten van het bedrijfsleven. En alle aanleidingen zijn goed om een event op poten te zetten. Maar iéts hebben al die evenementen gemeen: je wilt je gasten goed ontvangen en gelukkig weer naar huis laten gaan. Een onvergetelijke ervaring rijker.
Is event marketing nog wel van deze tijd? Reken maar van ‘yes’. Hoe dominanter online communicatie wordt, hoe meer impact live ontmoetingen hebben.
Zet dus alles op alles om te scoren met je evenement. Daar helpen we je hier graag bij!
De eerste vraag die je je het beste kan stellen: welk bedrijfsevenement wil je precies organiseren?
Zakelijke of bedrijfsevenementen kan je onderverdelen in twee categorieën: interne en externe evenementen.
Interne evenementen
Interne events zijn bedoeld voor eigen medewerkers, al dan niet vergezeld van partner en kinderen. Bij grotere organisaties kunnen medewerkers van diverse kantoren en vestigingen worden uitgenodigd. Denk in dit geval aan events zoals:
- Bedrijfspresentatie naar aanleiding van nieuwe naam, reorganisatie, fusie, enz.
- Jaarvergadering voor alle stakeholders
- Interne lancering nieuwe productlijn, HR-programma, …
- Zoemsessie, workshop, ...
- Interne infobeurs
- Sales kick-off
- Familiedag, gezinsevent, …
- Bedrijfsfeest
- Jubileum, pensionering, ...
- enz. enz.
Externe evenementen
Bij externe events zijn de gasten bestaande klanten, leads en prospects en bepaalde doelgroepen, maar ook (bijvoorbeeld) onafhankelijke intermediairs, voorschrijvers en influencers, persmensen,... In dit geval denken we aan:
- Congres, symposium, seminarie
- Kick-off meeting
- Productlancering
- Infobeurs
- Presentatie van producten, diensten en bedrijven
- Relatieversterkende bijeenkomsten
- Bijeenkomst met zakelijke tussenpersonen of dealers, agenten, concessiehouders, ...
- Persconferentie en/of -event
- Networking event
- enz. enz.
In dit blogartikel vind je (onder meer) een overzicht van diverse types van zakelijke of bedrijfsevenementen.
Waarom een evenement organiseren?
Minstens even belangrijk als de soort evenement die je wilt organiseren, is de vraag waarom je het precies wilt doen. “Om een evenement te organiseren” volstaat niet als doelstelling.
Zakelijke of bedrijfsevenementen kunnen een brede waaier aan doelstellingen dienen. Belangrijk genoeg om daar even bij stil te staan en het eens te worden over wat je precies wilt bereiken met het event. Dat maakt verdere keuzes en beslissingen zoveel makkelijker.
Voorbeelden van doelstellingen:
- Je klanten als eersten laten kennismaken met je nieuwe naam en aanbod;
- Je positie als innovator/leader in je vakgebied bevestigen;
- Al je medewerkers weer trots maken tot je bedrijf te behoren;
- Je salesmensen razend enthousiast op weg sturen;
- De verkoop van product X of Y aanzienlijk opkrikken;
- enz.enz.
Tip!
- Specific: definieer concreet en nauwkeurig wat je wilt bereiken.
- Measurable: meten is weten. Ook het succes van een evenement.
- Attainable: maak doelstellingen realistisch. Dromen is fijn, maar ga niet zweven.
- Relevant: zorg voor de juiste doelstellingen. Geen uitdagingen om de uitdaging.
- Timely: planning is key voor alles wat je organiseert.
SMART-doelstellingen zijn concreet én meetbaar. Voorzie dan ook op welke manier je het succes wilt meten. KPI’s zijn bijvoorbeeld:
- Het aantal vermeldingen en hoeveel free publicity je nieuwe naam kreeg in de vakpers;
- Hoeveel je het verloop en het verzuim je wilt zien dalen bij je medewerkers;
- De stijging van de salescijfers (+10% in bepaalde periode, bijvoorbeeld);
- De stijging van offerteaanvragen, het verminderen van klachten, enz.
Zet er altijd een score en een tijdspanne bij. Realistisch ingeschat. Vanuit die slimme doelstellingen vertrekt álles. En achteraf kan je op basis hiervan evalueren. Om het de volgende keer nog beter te doen!
Wie nodig je uit voor je evenement?
Je bent het eens over het waarom. Nu de volgende horde, wie?
De doelstellingen liggen vast en ze zijn SMART. Dan ligt de volgende vraag voor de hand: wie vraag je voor je evenement om je doelen te bereiken? Ook daar sta je best bij stil, want dit is bepalend voor al het andere: tijdstip en locatie, programma én ROI van je evenement.
6 vragen om de juiste doelgroep te kiezen
1. Welke doelgroep sluit aan bij mijn doelstellingen?
Als je je doelstellingen helder hebt geformuleerd, dan zal het antwoord op deze vraag snel gevonden zijn. Toch loont het de moeite om verder te kijken dan de meest voor de hand liggende gasten. Wat bedoelen we hiermee?
- Als je de moeite doet om een schitterende productpresentatie te maken voor je klanten, waarom niet ook pers en influencers uitnodigen? En waarom je medewerkers niet uitnodigen voor een voorstelling in voorpremière?
- Nodig je je medewerkers uit of ook hun partner en kinderen? De impact van een gezinsevent voor HR-doelen is soms véél groter...
2. Intern of extern?
Met de interne doelgroep kijk je aan tegen zo wat iedereen die in je bedrijf werkt of heeft gewerkt. Van jong tot oud, van arbeider over freelancer tot bestuurder, white collar en blue collar. Een heterogeen publiek dus. Binnen die groep kan je segmenteren en subgroepen uitnodigen.
Bij de externe doelgroep reken je klanten of potentiële klanten, prospects, maar ook leveranciers, sponsors, pers, buurtbewoners, en zo verder. Nodig hen enkel uit als je daarvoor een goede reden hebt en voldoende relevant bent.
3. Hoe bereik ik mijn gekozen doelgroep(en)?
Bestaande relaties: gebruik je eigen adressenlijst. Voor bepaalde doelgroepen kan je adressen bij listbrokers huren en eventueel laten mergen met jouw adressenlijst. Check of de gegevens GDPR-proof zijn.
E-mail of gedrukte uitnodiging? Bekijk hier enkele mogelijkheden.
4. Kan ik mijn doelgroep(en) interesseren met mijn evenement?
Houd je evenement tegen het licht, verplaats je in de schoenen van je doelgroep en beantwoord de vraag: “What’s in it for me?” Want dat is wat die doelgroep in enkele seconden te weten wil komen wanneer de uitnodiging aankomt. Geef je doelgroep (heel) goede redenen om te komen.
5. Wat verwacht ik van mijn genodigden?
Omschrijf eerst voor jezelf ook wat je precies verwacht van je gasten. Vooraf inschrijven? Tijdig aankomen? Waar parkeren? Wat wil je dat ze zeker zien - horen - meenemen uit het event? Hoe wil je dat ze achteraf reageren? Dit is de basis voor de copy en de ‘Call to Actions’.
6. Hoeveel mensen nodig ik uit?
Het ene evenement is het andere niet. Soms geven 100 uitnodigingen méér een extra dimensie aan je event (zonder veel extra moeite), in andere gevallen gaat kwaliteit boven kwantiteit. Beter 50 gasten met maximale interactie voor je networking event dan 500 gasten die alleen aandacht hebben voor de oesterbar.
Hoe bepaal je het evenement budget?
Hoeveel kost een evenement? Dat is dezelfde vraag als: hoeveel kost een huis? Of een auto?
Het hangt er maar vanaf hoe groot - of hoe klein - je het ziet. Vooral functioneel - of met alle toeters en bellen? Hoe belangrijk zijn je doelstellingen? Wat haal je idealiter aan ROI Een beter vertrekpunt is: hoe groot is het totale budget dat je mag/wil spenderen?
Je kan het ook anders aanpakken: je event plannen en onderweg bekijken waar je uitkomt qua kostenplaatje.
Voor de budgetplanning gebruik je een Excel of een event planning app zoals Planning pod, Smartsheet of Grenadine. Of download deze handige Event Budget Template.
De juiste leveranciers vinden, vergelijken en selecteren: begin er op tijd aan, en trek er voldoende tijd voor uit. Vergelijkend marktonderzoek kan je heel wat extra budget opleveren. En geen goede maar uitstekende oplossingen. Houd hen bij in een apart boekje of bestand. Jawel, zoals het beroemde (onbetaalbare) adressenboekje van ervaren eventplanners.
Enkele tips:
- Houd geschatte prijs en reële prijs per item bij; goed om te weten voor de volgende keer.
- Goed idee: bepaal een maximum kost per gast;
- Voorzie een ‘rampenfonds’: houd 15% van totaalbudget apart, voor de onvoorziene gevallen die er altijd zijn;
- Overweeg sponsoring en toegangsgeld (als het kan);
- Voorzie goodiebags (i.s.m. sponsors).
Heb je nog budget-vragen?
Hoe bepaal ik mijn budget? Wat zijn de bouwstenen? Hoe houd ik het overzicht? Wat mag ik niet over het hoofd zien? Hoe zorg ik voor een excellente budgetplanning?
Wanneer je evenement organiseren?
Wat is het beste tijdstip voor een bedrijfsevenement? Deze tips helpen je op weg.
1. Check de kalender van je concurrenten
Niets zo erg als op dezelfde avond als je grootste concurrent het belangrijkste klantenevent van het jaar te plannen. Speel wat Sherlock Holmes en kom tijdig vooraf te weten wat zijn plannen precies zijn.
2. Houd ook andere evenementen in de gaten
Zijn er andere evenementen die jouw doelgroep aan hun huis of aan de buis kluisteren? Laat die dan zeker niet samenvallen met jouw D-Day. Check de calendar van je vakgebied(en), grootschalige evenementen, voetbalwedstrijden, ... in de buurt of in dezelfde periode.
3. Schrap maandagen
Kies nooit voor een maandag. Maandagen zijn slecht. Ken jij iemand die de werkweek wil beginnen met een evenement? Dinsdag, woensdag en donderdag zijn dan weer prima voor zakelijke evenementen, al moet je op woensdag rekening houden met part-timers. Vrijdag, zaterdag en zondag zijn vooral geschikt voor feestevenementen.
4. Hou je ver van de spits
Zorg ervoor dat je evenement niet pal midden in de ochtend- of avondspits van start gaat of eindigt. Na een lange, drukke werkdag hebben de meeste mensen het wel gehad. Dan mag het alleen leuk en gezellig zijn. Geen congres over nierstenen. Of zo.
5. Dé tip: Begin op tijd met plannen
De beste locaties zijn vaak al lang vooraf volgeboekt. En de voorbereiding van een evenement neemt altijd net iets meer tijd in beslag dan je denkt. Ook live acts en leveranciers zoals bv. cateraars hebben hun orderboekje en vragen soms enkele weken doorlooptijd. Begin er dus tijdig aan!
Hoe vind je de juiste evenementenlocatie?
Het is het gezicht van je evenement. Niet meer of minder.
Minstens even belangrijk als wanneer je je bedrijfsevenement organiseert, is: welke locatie je kiest. Want de locatie wordt het gezicht van je event, en een belangrijke factor voor succes - of failure. Keywords voor je zoektocht?
- Ligging en bereikbaarheid
- Uitstraling
- Comfort voor je gasten
- Voldoende faciliteiten
- Kosten voor aankleding
- Veiligheid
- Aangepast aan alle onderdelen van je programma: het officiële gedeelte (toespraken, presentatie, projectie, …), ruimte voor catering, rustige plekken voor networking, ...
Denk vanuit je gasten. Hoe bereiken ze je makkelijk? Hoe beperk je onnodige verplaatsingstijd? Hoe zorg je ervoor dat ze zo weinig mogelijk tijd verliezen en relaxed bij jou arriveren?
Neem een kijkje bij gespecialiseerde websites zoals:
Bijzondere aandachtspunten
- Bereikbaarheid
Zorg ervoor dat je locatie makkelijk - liefst zonder files - te bereiken is, met voldoende (liefst gratis) parkeergelegenheid in de buurt. Geef ook aan hoe je gasten er komen met het openbaar vervoer. Voorzie (indien nodig) shuttles of taxi’s. - Audiovisuele voorzieningen
Extra verlichting, geluidsinstallatie, projectieapparatuur, … afhankelijk van je evenement moet je de nodige av-apparatuur voorzien, indien nodig met crew om die te bedienen. De verantwoordelijken voor de locatie kunnen jou daar wellicht bij helpen. Check ook de akoestiek - en hoe ‘geluidsdicht’ de ruimtes zijn voor het geval je wilt ‘knallen’ met techno - of zo. - Decoratie van de locatie
Voor een bedrijfsevenement is het belangrijk dat je je eigen stempel op de locatie drukt, met je logo, je huisstijlkleuren, het thema van je event, … Sommige locaties zijn makkelijk aan te kleden, anderen vragen heel wat extra moeite én budget. Beoordeel locaties met die bril.
To do:
- Check vooraf wat je al dan niet mag en kan op de locatie;
- Maak duidelijke afspraken over wie wat doet voor de decoratie;
- Niet vergeten in het draaiboek: wie zet alles op, wie bouwt af (en wanneer), wie maakt schoon?
- Exclusiviteit
Maak duidelijke afspraken: ben je de enige op de locatie die dag of zijn er nog andere evenementen gepland die dag? En hoe gaat dat dan precies? Mag je eigen medewerkers inzetten voor de bediening of ben je verplicht om met de aanwezige crew te werken?
- Veiligheid
Veiligheid is een aspect waaraan je nooit teveel aandacht kunt besteden. Zeker niet als je enkele honderden gasten over de vloer krijgt. De locatie-verantwoordelijken moeten je daarover kunnen adviseren.
Te bespreken: is er security voorzien, welke policy wordt dan gevolgd? Wat is het maximum aantal gasten?
Organiseer je een evenement op een publiek toegankelijke plaats?
Dan heb je mogelijk een evenementenvergunning van de gemeente nodig. Voor kleine evenementen volstaat het soms gewoon melding te maken. Stel de vraag aan de locatieverantwoordelijken of informeer bij de gemeente in kwestie.
Als vergunninghouder ben je verantwoordelijk voor de orde en de veiligheid van de bezoekers op het evenemententerrein. In de vergunning staat welke maatregelen je moet nemen om de openbare orde, gezondheid en (brand)veiligheid te waarborgen en hoe incidenten moeten worden aangepakt. Een veiligheidsplan, draaiboek en/of risicoanalyse kan verplicht zijn.
Hier vind je een stappenplan voor de aanvraag van vergunningen
Tip!
Kies je locatie nooit enkel online, ga vooraf ter plaatse kijken. Parkeer en kom aan net zoals je gasten later. Volg de flow van je gasten, check alle voorzieningen.
Anders kan je de dag voor het gebeuren voor onprettige verrassingen staan… en dat wil je echt niet.
Catering: Wat bied je je gasten aan?
Je evenement is méér dan ‘Let Them Eat Cake’, maar toch. Wat is de rol van catering?
De liefde van je gasten gaat door de maag, dat is zeker. Sommige evenementen kunnen zonder ‘natje en droogje’, maar bij de meeste is een uitgekiende cateringformule dé manier om je gasten echt welkom te heten.
- Kies je voor een professioneel cateringbedrijf - of laat je liever een lokale traiteur het beste voorstel doen? Die kan ook verrassend uit de hoek komen.
- Geef het thema van je evenement door aan de cateraar of traiteur en laat hem die lijn doortrekken.
- Er is heel wat mogelijk: ontbijt of buffetlunch, vieruurtje, cocktailuurtje met hapjes, walking dinner, live cooking, … Laat je cateraar zelf voorstellen doen met gedetailleerde prijsindicaties, zodat je in functie van je budget keuzes kan maken.
- Gekozen? Vraag gerust een tasting aan en neem de proef op de som.
- Vergeet niet dat alsmaar meer gasten vegan verkiezen en lactose- of glutenvrij willen eten.
Enkele catering trends
Grab & go
fijne hapjes uit het vuistje, geserveerd vanuit enkele hippe foodtrucks of eetstandjes.
Bistronomia
eerlijk en lekker eten zoals in een Franse bistrot, zonder veel liflafjes. Streekspecialiteiten krijgen hier een hoofdrol.
Smart menu’s
keywords voor slimme catering zijn gezond, proteïnerijk, light, veel seizoensgebonden groente van lokale producenten, …
Hoe nodig je je gasten uit voor je evenement?
Alles ligt vast. Nu nog ervoor zorgen dat iedereen het ook weet. En vooral… veel zin krijgt om te komen.
Naast FOMO (Fear Of Missing Out) ontstaat nu een nieuwe term: JOMO (Joy Of Missing Out). Als tegenbeweging tegen continu ‘connected’ te zijn, koppelen gebruikers zich vaker los van alle technologie en gaan terug naar waar het echt om draait: leven in het nu, met aandacht voor het gezelschap, en genieten van het moment. Op jouw event!
Hoe lok je hen uit hun luie zetel?
- Bouw een event website met info en de mogelijkheid om in te schrijven. Hierop kan je ook posts plaatsen naarmate het programma meer vorm krijgt.
- Minder budget? Maak dan een evenement aan op Facebook (vooral voor B2C doelgroep) of op Eventbrite, daar kan je ook tickets genereren.
- E-mail of post? E-mail is snel en relatief goedkoop; je kan herhalen. Een gedrukte uitnodiging heeft nét iets meer en krijgt ook meer aandacht dan een e-mail.
- Pers & media: afhankelijk van je doelstellingen kan het ook goed zijn om pers en media uit te nodigen. Zorg zeker ook voor een perscommunicatie. Bekijk of je kan samenwerken met bloggers, vloggers en andere influencers.
- Partners zoeken: bekijk goed vooraf wie mogelijke partners kunnen zijn voor je evenement. Sponsors kunnen effectief een meerwaarde geven, niet alleen maar financiële steun.
- Social media. Zowat het grootste verschil met vroeger. Nu kan je vooraf, maar ook tijdens en na je evenement ,allerlei berichten posten op Facebook, Instagram, Twitter en LinkedIn (B2B). Denk aan live video, Instagram stories, quotes, foto’s foto’s foto’s… Rond je event kan je ook adverteren op social media.
Zo, dit lijkt misschien een onoverkomelijke berg, maar dat is het helemaal niet. Dat zul je al heel snel zelf ervaren als je er eenmaal induikt. En dat event marketing echt loont, dat ook.
D-day! Wat er nu nog kan misgaan? Zowat alles.
5 gouden regels om je evenement in goede banen te leiden.
Je hebt aan alles gedacht. En alles netjes geregeld.
Check in deze lijst of je écht aan alles hebt gedacht.
Wat kan nu nog mis gaan? Zowat alles, moet je maar denken. Murphy never sleeps. En al zeker niet op belangrijke dagen…
1. Maak een draaiboek
In het draaiboek omschrijf je in detail - van minuut tot minuut - wat wanneer moet gebeuren en door wie. Zo weet iedereen exact wat van hem/haar wordt verwacht en staan alle neuzen in dezelfde richting.
2. Stel je team samen
De organisatie van een evenement staat of valt meestal met het kernteam, de stuurgroep
die alles in goede banen leidt. Maak van jouw team een sterke combinatie van skills die
elkaar aanvullen. (En persoonlijkheden die het goed met elkaar kunnen vinden.)
Neem het draaiboek met hen door.
3. Doe een dry run
Alles mag nog zo goed voorbereid zijn, maar het is pas wanneer je een ‘doorloop’ of
generale repetitie doet van je event (of toch van de voornaamste
programma-onderdelen) dat je ziet waar nog hiaten zitten. Doén, dus!
4. Zorg voor voldoende bewegwijzering
Maak het je gasten zo makkelijk mogelijk: om van de parkeerplaats naar de eventruimte
te gaan, om catering of kinderanimatie te vinden, om een rustige plek op te zoeken, om
de toiletten en de garderobe te vinden,... Beter net iets te veel signalisatiebordjes dan te
weinig.
5. Leg dit moment vast!
Niets zo erg als moe maar tevreden terug te kijken naar een geslaagd event om plots te
beseffen dat er geen (goede) foto’s gemaakt zijn en ook geen video-opnames. Zoiets
maak je nooit meer goed. Zet dus zeker genoeg fotografen en filmers aan het werk.
6. Voorzie een goodiebag
Geef je gasten bij het weggaan een leuke goodiebag mee. Vul die bij voorkeur met
goodies waaraan je gast écht iets heeft. Denk: staaltjes van je product, waardebons voor
trial van je services, goodies van je sponsors, stevige info, iets lekkers (dat niet smelt)…
en Kinepolis bioscoopvouchers, natuurlijk!
Evalueren om eruit te leren
De strijd is gestreden, nu nog het succes van je event evalueren.
Evenement achter de rug? Alles prima verlopen? Geen bezoek van Murphy gehad?
Dan is het tijd om te evalueren.
- Bespreek of je doelstellingen gerealiseerd zijn. Indien niet (allemaal): hoe kan het beter de volgende keer?
- Vergelijk het initiële (begrote) budget met het reële kostenplaatje. Kan het beter de volgende keer?
- Welke leveranciers deden het goed, wie presteerde ondermaats?
- Wat vonden je bezoekers ervan? Organiseer een enquête via e-mail. Een kleine incentive kan je response rate gevoelig verhogen.
- Bewaar alle insights voor de volgende keer!
