blog post detail
Blijf op de hoogte

Wil jij graag nog meer tips om van je volgende evenement een denderend succes te maken? Wil je weten hoe je met relatiegeschenken een blijvende indruk nalaat? Of ontvang je liever advies rond originele advertentiemogelijkheden? Schrijf je dan in voor onze updates.

Subscribe to Email Updates

Evenementenvergunning: welke heb je nodig én hoe breng je dit in orde?

Een locatie vastleggen, de gasten uitnodigen, gepaste catering zoeken, een programma samenstellen: de organisatie van een evenement is een erg afwisselende taak.Maar er zijn ook enkele to do’s die je misschien liever uitstelt, maar toch broodnodig zijn. De evenementenvergunningen in orde brengen, is er zo eentje van.


Het grootste aandeel van de vergunningen is van toepassing voor evenementen in open lucht op publieke plaatsen, denk bijvoorbeeld aan een stadsplein of op straat. Aangezien je natuurlijk niet om het even waar en wanneer de tenten kunt opslaan om er een event te organiseren. Niet alleen heb je dan toestemming van de gemeente nodig om je event te laten doorgaan, er bestaan ook tal van vergunningen die gekoppeld zijn aan de invulling van je evenement (catering, muziek, veiligheid, verkeersplan,...). Afhankelijk van de omvang van je event kan een melding ook volstaan.

 

Er zijn heel wat regels en wetten van toepassing op de organisatie van evenementen, onder meer de Algemene Wet Bestuursrecht, de Gemeentewet en de Politiewet. Al die bepalingen samen verplichten je als organisator onder meer om de openbare orde te bewaren en de (brand)veiligheid te garanderen. Daarbovenop zijn er ook nog vergunningen specifiek rond alcohol, muziek en voeding.


Aan welke vergunningen moet je denken bij het organiseren van een event?

1. Locatie

Als je een locatie voor je event in gedachten hebt, moet je aankloppen bij de gemeente in kwestie. Zij kennen jou al dan niet een evenementenvergunning toe voor het gebruik van een openbare locatie.

 

Ditzelfde geldt ook voor activiteiten die op het eerste gezicht geen events zijn, zoals de opnames van een tv-serie of een activatie. Hier maak je als organisator ook gebruik van de openbare ruimte. 

 

2. Muziek

Als je tijdens je evenement muziek door de boxen laat schallen, dan zal je hiervoor ook toestemming moeten vragen. Buma/Stemra regelt de auteursrechten, bij hen moet je aankloppen voor die vergunning. De billijke vergoeding aan uitvoerders en producenten wordt op zijn beurt via Sena geregeld.

ebook budget

 

3. Geluidsoverlast

Je kunt niet zomaar de decibels de hoogte in jagen op je evenement. Hiervoor moet je ook de toestemming vragen bij de gemeente. Niet alle gemeenten leggen een maximale geluidsnorm op, omdat het bijvoorbeeld niet te handhaven of na te leven is. Maar om de geluidsoverlast voor de omgeving te beperken wordt er dan wel een einduur afgesproken en gekeken hoe de podiumopstelling en geluidsbronnen optimaal geïnstalleerd kunnen worden.

Geluidsoverlast

 

4. (Brand)veiligheid

Het is belangrijk om als organisator een veiligheidsplan op te stellen, met daarin de risico’s die jouw event meebrengt en welke maatregelen je hiervoor zal treffen. Bij risicovolle evenementen zal dit zelfs deel uitmaken van je vergunningsaanvraag. 


Wanneer je je evenement aanmeldt bij de gemeente, kan de bevoegde dienst jouw aanvraag doorsturen naar de brandweer. Zij kijken vervolgens of je evenement (brand)veilig is.

 

5. Alcohol

Om alcohol te kunnen serveren tijdens je evenement heb je een tijdelijke ontheffing van de drank- en horecawet artikel 35 nodig. Het gaat bovendien om enkel zwak-alcoholhoudende dranken zoals bier en wijn. Wil je iets sterkers serveren? Dan heb je een bijkomende vergunning nodig.

 

Gaat het om een besloten event, dan is die alcoholvergunning niet nodig. Je hoeft je ook geen zorgen te maken bij gespecialiseerde evenementenlocaties zoals Kinepolis, zij beschikken zelf over de nodige vergunningen.

 

6. Voeding

Er zijn strenge regels verbonden aan het bereiden en serveren van voedsel. Cateraars en foodtruckhouders moeten ook over de nodige erkenningen en vergunningen beschikken.

 

Vergunning foodtrucks

 

Evenementenvergunningen aanvragen: enkele aandachtspunten op een rij

  • Zoek uit of je een vergunning moet aanvragen, of slechts een melding moet maken. Dit laatste geldt voor kleine, eenvoudige buitenevenementen.

  • Sommige gemeenten, zoals Rotterdam, hebben een erg toegankelijke website waarop je alle nodig informatie in een handomdraai kunt verzamelen.

  • Is er verwarring of ben je niet zeker over de noodzaak van een vergunning? Informeer je voldoende. Zo kom je niet voor verrassingen te staan.

  • Doe het op tijd. De aanvraag van sommige vergunningen kan meerdere weken in beslag nemen, stel dit dus niet uit tot op het laatste moment.

  • Vind je evenement plaats op of aan het water? Dan heb je ook nog een speciale vergunning van de provincie nodig.

 

Ben je op zoek naar een partner om jou te ontzorgen tijdens de organisatie van een evenement?
Dan ben je bij Kinepolis Business aan het juiste adres.
Aarzel dan niet om onze B2B Accountmanagers te contacteren.

 

Wanda Borkus
Sinds december 2016 werkt Wanda Borkus als B2B Accountmanager voor Kinepolis Jaarbeurs. Naar eigen zeggen “de leukste job binnen Kinepolis”. De drie B2B domeinen gifts, events en advertising combineert ze moeiteloos. “Geen dag is dezelfde en dat ligt me perfect.” Een dag is geslaagd voor Wanda als een klant tevreden de deur uitloopt. Op filmvlak weet ze bijna alle genres te smaken. Enkel horror is niet haar ding, zeker niet binnen de indrukwekkende setting van een bioscoop. De all-time favoriet van Wanda is The Green Mile.
 

Andere blogs in de kijker:

Evenement organiseren? Dit is dé checklist!

Blog Read more

10 originele relatiegeschenken met ‘wow-effect’

Blog Read more

Kinepolis_BAMS_groepsfoto2

Ook overtuigd?

Onze medewerkers helpen je maar al te graag verder. Contacteer ons en wij komen binnen de 48 uur terug op je vraag.

Meer lezen?

Kinepolis, meer dan film alleen

Ontdek onze troeven Read more

over-kenipolis-img.png

Relatiegeschenken? Topidee!

Lees meer Read more

Wat is brand activation?

Lees meer Read more

Blijf op de hoogte