Een locatie vastleggen, de gasten uitnodigen, gepaste catering zoeken, een programma samenstellen: de organisatie van een evenement is een erg afwisselende taak.Maar er zijn ook enkele to do’s die je misschien liever uitstelt, maar toch broodnodig zijn. De evenementenvergunningen in orde brengen, is er zo eentje van.
Het grootste aandeel van de vergunningen is van toepassing voor evenementen in open lucht op publieke plaatsen, denk bijvoorbeeld aan een stadsplein of op straat. Aangezien je natuurlijk niet om het even waar en wanneer de tenten kunt opslaan om er een event te organiseren. Niet alleen heb je dan toestemming van de gemeente nodig om je event te laten doorgaan, er bestaan ook tal van vergunningen die gekoppeld zijn aan de invulling van je evenement (catering, muziek, veiligheid, verkeersplan,...). Afhankelijk van de omvang van je event kan een melding ook volstaan.
Er zijn heel wat regels en wetten van toepassing op de organisatie van evenementen, onder meer de Algemene Wet Bestuursrecht, de Gemeentewet en de Politiewet. Al die bepalingen samen verplichten je als organisator onder meer om de openbare orde te bewaren en de (brand)veiligheid te garanderen. Daarbovenop zijn er ook nog vergunningen specifiek rond alcohol, muziek en voeding.
Aan welke vergunningen moet je denken bij het organiseren van een event?
1. Locatie
Als je een locatie voor je event in gedachten hebt, moet je aankloppen bij de gemeente in kwestie. Zij kennen jou al dan niet een evenementenvergunning toe voor het gebruik van een openbare locatie.
Ditzelfde geldt ook voor activiteiten die op het eerste gezicht geen events zijn, zoals de opnames van een tv-serie of een activatie. Hier maak je als organisator ook gebruik van de openbare ruimte.
2. Muziek
Als je tijdens je evenement muziek door de boxen laat schallen, dan zal je hiervoor ook toestemming moeten vragen. Buma/Stemra regelt de auteursrechten, bij hen moet je aankloppen voor die vergunning. De billijke vergoeding aan uitvoerders en producenten wordt op zijn beurt via Sena geregeld.
3. Geluidsoverlast
Je kunt niet zomaar de decibels de hoogte in jagen op je evenement. Hiervoor moet je ook de toestemming vragen bij de gemeente. Niet alle gemeenten leggen een maximale geluidsnorm op, omdat het bijvoorbeeld niet te handhaven of na te leven is. Maar om de geluidsoverlast voor de omgeving te beperken wordt er dan wel een einduur afgesproken en gekeken hoe de podiumopstelling en geluidsbronnen optimaal geïnstalleerd kunnen worden.
4. (Brand)veiligheid
Het is belangrijk om als organisator een veiligheidsplan op te stellen, met daarin de risico’s die jouw event meebrengt en welke maatregelen je hiervoor zal treffen. Bij risicovolle evenementen zal dit zelfs deel uitmaken van je vergunningsaanvraag.
Wanneer je je evenement aanmeldt bij de gemeente, kan de bevoegde dienst jouw aanvraag doorsturen naar de brandweer. Zij kijken vervolgens of je evenement (brand)veilig is.
5. Alcohol
Om alcohol te kunnen serveren tijdens je evenement heb je een tijdelijke ontheffing van de drank- en horecawet artikel 35 nodig. Het gaat bovendien om enkel zwak-alcoholhoudende dranken zoals bier en wijn. Wil je iets sterkers serveren? Dan heb je een bijkomende vergunning nodig.
Gaat het om een besloten event, dan is die alcoholvergunning niet nodig. Je hoeft je ook geen zorgen te maken bij gespecialiseerde evenementenlocaties zoals Kinepolis, zij beschikken zelf over de nodige vergunningen.
6. Voeding
Er zijn strenge regels verbonden aan het bereiden en serveren van voedsel. Cateraars en foodtruckhouders moeten ook over de nodige erkenningen en vergunningen beschikken.
Evenementenvergunningen aanvragen: enkele aandachtspunten op een rij
- Zoek uit of je een vergunning moet aanvragen, of slechts een melding moet maken. Dit laatste geldt voor kleine, eenvoudige buitenevenementen.
- Sommige gemeenten, zoals Rotterdam, hebben een erg toegankelijke website waarop je alle nodig informatie in een handomdraai kunt verzamelen.
- Is er verwarring of ben je niet zeker over de noodzaak van een vergunning? Informeer je voldoende. Zo kom je niet voor verrassingen te staan.
- Doe het op tijd. De aanvraag van sommige vergunningen kan meerdere weken in beslag nemen, stel dit dus niet uit tot op het laatste moment.
- Vind je evenement plaats op of aan het water? Dan heb je ook nog een speciale vergunning van de provincie nodig.
Ben je op zoek naar een partner om jou te ontzorgen tijdens de organisatie van een evenement?
Dan ben je bij Kinepolis Business aan het juiste adres.
Aarzel dan niet om onze B2B Accountmanagers te contacteren.
