blog post detail
Blijf op de hoogte

Wil jij graag nog meer tips om van je volgende evenement een denderend succes te maken? Wil je weten hoe je met relatiegeschenken een blijvende indruk nalaat? Of ontvang je liever advies rond originele advertentiemogelijkheden? Schrijf je dan in voor onze updates.

Subscribe to Email Updates

Evenement organiseren? Dit is dé checklist!

Bij het organiseren van een evenement komt heel wat kijken. Het is vaak een grote uitdaging. Maar als het een succes wordt, haal je er ook veel voldoening uit. Belangrijk is dat je niets over het hoofd ziet bij de voorbereiding ervan. 

Daarvoor is een stappenplan of checklist voor het organiseren van een evenement van onschatbare waarde. Of je nu een congres voor neurochirurgen, workshops web building of een bedrijfsfeest plant: dit wordt je houvast, je gps naar succes in 8 trajecten.

1. Doelstellingen: Wat wil je precies bereiken?

 

Formuleer je doelstellingen. Dat is belangrijker dan je denkt, want zij zijn het fundament van alles. Je wil bijvoorbeeld:

  • x aantal klanten terugzien en x% een nieuw contract laten sluiten;

  • een salesboost van x% realiseren

  • je personeelsverloop vertragen naar x gemiddelde tijd.  

Doelstellingen maak je best SMART: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden. Dan kan je achteraf ook concreet evalueren om het de volgende keer nóg beter te doen.

 

organiseren event

 

2. Doelgroep: De gastenlijst. Wie wil je erbij?

  • Welke doelgroep(en) sluit(en) aan bij je doelstellingen?

Intern: (ex)medewerkers, diverse afdelingen en vestigingen, partners en kinderen, … of extern: klanten, prospects, leveranciers, sponsors, pers, …

  • “What’s in it for them?” Beantwoord die vraag zelf vóór je de gasten uitnodigt.   

  • Wat verwacht je van je genodigden? Dit geeft richting aan je event.

  • Hoeveel mensen nodig je uit? Dit is bepalend voor locatie en budget. Let wel: meer gasten is niet per se beter.

 

3. Budget: Hoeveel mag het feestje kosten?

 

Vertrekpunt: hoe groot is het totale budget dat je mag/wil spenderen?

Je kan het ook anders aanpakken: je event plannen en onderweg bekijken waar je uitkomt qua kostenplaatje. Voor budgetplanning gebruik je een Excel of een event planning app zoals Planning pod, Smartsheet of Grenadine. Of download deze Event Budget Template.

ebook budget

 

Enkele tips:

  • Houd geschatte prijs en reële prijs per item bij;

  • Goed idee: bepaal een maximum kost per gast;

  • Voorzie een ‘rampenfonds’ (houd 15% van totaalbudget apart, in case);

  • Overweeg sponsoring en toegangsgeld (als het kan);

  • Voorzie goodiebags (i.s.m. sponsors).

 

4. Datum & Tijd: Het beste moment voor jouw event?

 

  • Check de kalender van concurrenten;

  • Houd andere (grote) evenementen in de gaten;

  • Mijd vakanties, hartje winter en zomer, sportevents;

  • Schrap maandag, vrijdagavond en spitsuren;  

  • Houd rekening met pieken van je leveranciers;

  • After work, liever geen werk (wel fun).

 

5. Locatie: De juiste evenementlocatie én uitstraling?

 

Van zodra je doelstellingen, aantal gasten en budget bekend zijn, ga je op zoek naar een goede, nee, de perfécte locatie. Want zij wordt het gezicht van je event. Bekijk meer dan één optie en weeg pro’s en contra’s tegen elkaar af. In principe kan je van elke locatie, zelfs een schuur, ‘thé place to be’ maken. Maar dan lopen ook de kosten voor aankleding aardig op.

 

Let zeker op:

  • bereikbaarheid en parkeermogelijkheid;

  • wat met catering? Kan de locatie cateringbedrijven voorstellen?

  • hoe zit het met audiovisuele infrastructuur, stroomvoorziening, verwarming, vestiaire, toiletten?

  • wat is voorzien, waar moet je zelf achteraan?

  • hoe zit het met opbouwen/afbreken, schoonmaak, security?...

  • wat als je annuleert?

 

Tip: breng vooraf zeker een bezoek ter plaatse op de locatie.

 

Gespecialiseerde websites voor het vinden van een locatie zijn:

6. Catering: Hoe wil je je gasten verwennen?

 

De liefde van je gast gaat door de maag. Na de uitstraling van de locatie is de kwaliteit van de catering vaak het meest bepalend voor de impact van je evenement. Laat food & beverage aansluiten bij je thema. Denk ‘out of the box’, samen met een ervaren cateraar komt er zeker iets origineels uit de bus.

 

Enkele tips:

  • Vraag een gedetailleerde prijsopgave, dan kan je nog bijsturen indien nodig;

  • Een groots opgezet galadiner is niet per se de beste keuze. Een grote variatie aan originele hapjes en drinks kan beter in de smaak vallen;

  • Houd rekening met de groeiende groep van vegetariërs en gluten-/ lactose-intolerante gasten; ook te veel suiker en vet is ‘out’;

  • Kies voor een cateraar die de locatie kent of zeker vooraf ter plaatse komt kijken.

 

Evenementmetcatering-1

 

7. Event marketing: Hoe zet je je event op de kaart?

 

Alles ligt vast. Nu nog zorgen dat iedereen het weet!

 

  • Maak een aparte event pagina aan op je website of bouw een kleine event website. Je groepeert er alle info, stelt de gastsprekers voor, bouwt de spanning op naar D-Day, post foto’s enz. Dit kan ook via een Facebook event.

  • Vergeet de inschrijf-button niet!

  • Uitnodigen gaat snel en kostenbesparend via e-mail met een onderwerpregel die uitnodigt tot openen. Stuur gerust een tweede en derde mail, als reminder.

  • Een gedrukte uitnodiging via de post? Goed idee. Je krijgt zeker meer aandacht nu de brievenbus leger is dan de e-mail inbox.

  • Span social media voor je karretje. Creëer een event beeld en hashtag die je in al je communicatie vermeldt. Vergeet bv. Instagram niet. Ga op zoek naar bloggers en vloggers met veel volgers, ‘influencers’, voor meer visibiliteit.

  • Breng pers, radio en tv op de hoogte en bezorg hen de nodige info.

  • Post ook tijdens en na het event foto’s, leuke reacties, etc.

 

fotos evenement

 

8. Vlak voor D-Day. Vijf gouden regels voor succes.

 

  • Maak vooraf een draaiboek voor je evenement: beschrijf in detail wie wat wanneer en waar precies moet doen, dé houvast op D-Day.

  • Stel je team samen. Wie staat in voor onthaal, catering, hostessen, audiovisueel materiaal, IT, social media, …? Maak concrete afspraken met sponsors en andere partners.

  • Een heldere briefing is het halve werk. Beschrijf precies en overzichtelijk wat je van wie verwacht. Voeg contactgegevens (gsm) bij zodat iedereen bereikbaar is.

  • Doe een dry-run of generale repetitie. Ga de dag voordien door het hele event en check of alles loopt zoals voorzien. Of niet. Last-minute aanpassingen zijn dan nog mogelijk. “Wat als…?” is dé centrale vraag.

  • Zorg voor duidelijke signalisatie: bewegwijzering aan invalswegen, dichtbij de locatie, binnen, naar vestiaire, toiletten, enz.  

Wil je een evenement organiseren en heb je vragen?

Aarzel dan niet om onze B2B Accountmanagers te contacteren. Ze leveren het nodige advies en staan je bij van A tot Z.

Michel van Keulen
Michel Van Keulen werkt sinds 2016 als B2B Accountmanager voor Kinepolis Dordrecht. Hij heeft daarnaast ook de Brabantse locaties Breda, Den Bosch en Oss in zijn portefeuille. Volgens Michel is niets mooier dan “de blije gezichten van medewerkers die door hun werkgever verrast worden met een uniek (film)event in één van onze bioscopen”. Hij is dol op thrillers met een verrassende twist en (waargebeurde) historische verhalen. Films als Argo, Spotlight en Gone Girl lieten een indruk na bij Michel.
 

Andere blogs in de kijker:

Evenement organiseren? Dit is dé checklist!

Blog Read more

10 originele relatiegeschenken met ‘wow-effect’

Blog Read more

bg-img4n.jpg

Ook overtuigd?

Onze medewerkers helpen je maar al te graag verder. Contacteer ons en wij komen binnen de 48 uur terug op je vraag.

Meer lezen?

Kinepolis, meer dan film alleen

Ontdek onze troeven Read more

over-kenipolis-img.png

Evenement organiseren? Dit is dé checklist!

Lees meer Read more

De top 10 van goedkope relatiegeschenken

Lees meer Read more

Blijf op de hoogte