Door de ogen van de genodigden lijkt een bedrijfsevenement op een geoliede machine, maar voor het organiserende team gaat er een hele periode van plannen én stress aan vooraf. Om er zeker van te zijn dat je evenement op rolletjes loopt, hebben we de 10 cruciale bestanddelen van een succesvol evenement gebundeld in deze blogpost.
1. Bepaal het doel van je evenement
Je gasten zullen misschien wel een leuke avond hebben, maar daar koop jij niets mee. Het is dus cruciaal om een duidelijke doelstelling te koppelen aan jouw bedrijfsevenement. Of je nu een seminar, een netwerkavond of een productlancering organiseert, alle keuzes moeten gemaakt worden met dat doel in gedachten.
Als je jouw medewerkers weer trots wilt maken tot je bedrijf te horen, dan zal een avond volgepropt met speeches geen wonderen doen. Een inspirerende talk, een leuke activiteit en lekker eten dan weer wel.
Moet je tijdens een budgetronde bepaalde elementen schrappen? Denk dan aan je initiële doelstellingen. Een workshop met een vermaard expert zal een grotere, blijvende indruk nalaten dan overvloedige decoratie aan de ingang.
Wil je graag wat meer weten over doelstellingen? Deze blogpost helpt je op weg.
2. Een georganiseerd planner is er twee waard
Ieder vogeltje zingt zoals het gebekt is en dat geldt ook voor een event planner. Iedereen heeft zijn eigen werkwijze en legt eigen klemtonen tijdens het plannen. Eén handige tip voor elke planner: voor je een nieuw bedrijfsevenement organiseert is het belangrijk om de ruwe structuur van je event neer te pennen. Zo is de kans klein dat je doorheen het hele proces een stap overslaat. Deze checklist is de perfecte basis om het raamwerk van je event uit te tekenen.
3. Doe research
Hoe verleidelijk het ook is om gewoon op je eigen eilandje te blijven, raden we je toch aan om goed rond te kijken als je een evenement organiseert. Ga goed na of er op jouw gekozen datum nog een evenement georganiseerd wordt, dat misschien interessant is voor hetzelfde doelpubliek.
Check ook zeker of die spreker - die je hoopt te strikken - wel echt de man of vrouw is die relevant is voor je gasten. En twijfel niet om, als zijn of haar agenda al volgeboekt is, op zoek te gaan naar een andere oplossing.
Je hoeft ook het warm water niet uit te vinden. Zijn er in je netwerk bedrijven die gelijkaardige evenementen organiseerden? Aarzel dan niet om die personen om goede raad te vragen.
4. Ga op prospectie bij de evenementenlocatie
Net zoals je geen woning koopt zonder het eerst te zien, zo zet je ook geen handtekening onder een contract voor een eventlocatie zonder dat je er hebt rondgelopen en alle nodige informatie hebt verzameld.
Aandachtspunten bij het eerste bezoek:
- Is de locatie groot genoeg? Of is de zaal te groot voor het aantal genodigden? Je wil namelijk niet dat mensen het gevoel hebben dat er heel wat gasten niet zijn komen opdagen.
- Hoe is de bereikbaarheid? Als het voor jou al een huzarenstukje was om de locatie te vinden, dan zal dat niet anders zijn voor je genodigden. Ga nu of er voldoende parking is én achterhaal de nabijheid van openbaar vervoer.
- Zijn alle voorzieningen aanwezig? Ga na wat de eventlocatie te bieden heeft qua technische voorzieningen, catering en omkadering. Of moet je alles zelf regelen?
- Wat is het prijskaartje? Probeer heel snel duidelijkheid te krijgen over de kostprijs en wat er inbegrepen is.
5. In team sta je sterker
Een evenement organiseren doe je doorgaans niet op je eentje. Laat je omringen door collega’s of medewerkers. Hou dit team wel beperkt en geef iedereen duidelijke opdrachten. Vergeet bovendien niet iedereen van het organiserend team op de hoogte te houden van alle grote beslissingen. Wie het gevoel heeft echt betrokken te worden - zoals bij de organisatie van een event - zal zich harder inzetten.
Die communicatie is ook belangrijk naar alle partners en leveranciers van je event. Als door een wissel in de planning een deel van het dagverloop verandert, dan heeft die misschien ook wel gevolgen voor hun tijdschema. Het is sowieso belangrijk om op regelmatige basis, in aanloop naar je event, bij hen te polsen of alles loopt zoals gepland.
Benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw bedrijfsevenement bij Kinepolis Business?
Contacteer onze B2B Accountmanagers. Zij staan jou met raad en daad bij!
